【スキルアップ】作業効率を上げるための3ステップとは?

サラリーマン生活
作業効率を上げるを知りたい
仕事が遅くて困っている
副業をやっていると1日の時間が足りない

 

こんな方のための記事となります。

 

1日24時間は誰でも一緒。平等です。

また、副業を始めると、時間が足りない!という悩みを抱える方が多いと思います。

 

副業で結果を出すには圧倒的な行動量(特に最初の結果が出るまでの間)が必要となります。ただ、本業をやりながら定時後・休日に時間を確保するのはかなり難しいのも確か。

しかも、確保した時間を効率的に使えなければ結果が出るまでにかかる時間も膨大になってしまいます。

 

ひでき
今回の記事を読めば、作業効率は200%アップする方法を手に入れることができます。

 

作業効率を200%アップさせる方法
  1. 期限を設定する
  2. 作業の棚卸
  3. タスクの優先順位を決める

 

期限を決める

言します。ほとんどの人間は期限がないと行動しません。副業を始めた人の多くが挫折する大きな理由の一つ。それは明確な期限設定をしていないから。

 

ひでき
会社員の場合、本業の給与があるので明確なスケジュールと期限を決めないと行動し続けることは難しいです。

なぜなら、人間は怠け者だからです!

 

短期・中期・長期それぞれに明確な期限(スケジュール)を決めること。そうすれば行動できるようになります。

期限を決めると行動できる理由
  • 期限が迫ると焦るから
  • 期限までのタスク(やるべきこと)を整理できるから
  • 期限までのスケジュールを意識できるから

それぞれの具体的なやり方を解説します。

 

短期

あなたの集中力はどれくらいの時間持ちますか?これには明確な答えがあって、30分~50分の間に収まります。

学生時代の授業が何分だったか覚えていますでしょうか。小学校・中学校は45分程度でしたよね?なぜか、それは45分が集中力がギリギリ持つ時間設定なのです。

 

これは大人も一緒。なので、45分程度の時間を1TIME(1回の作業時間)に設定して作業を行います。

作業時間を設定する方法
  1. 作業開始前にタイマーを設定(45分前後)
  2. タイマー終了で一旦作業を中断
  3. 5分~10分程度休憩後①に戻る

 

本業がPC作業などの場合は、タイマーを設定してみてください。副業でも同様。PCで作業開始する時間からタイマーを設定します。

 

以下の無料サイトがおすすめです。

>>タイマー

 

ちなみに、人によって集中力が持つ時間が多少異なります。まずは30分からはじめて余裕がありそうなら時間を延ばしてみてください。

 

集中力が切れてから作業を継続しても非効率なので品質が悪い成果物しかできません。ブログなら、誤字脱字だらけでだれにも読まれない記事が出来上がるでしょう。

 

時間が来たら5分~10分程度休憩をする。スマホなどは見ずに目を瞑ったり、立って軽い運動などをしましょう。水分補給も良いですね。

休憩をしたらまたタイマーを設定して作業を開始する。この繰り返しです。

 

ひでき

このタイマーを設定して作業する方法はぜひ試してみてください。

ちなみに、作業中にヒーリング音楽などを聴きながら作業することもおすすめです!

 

これだけでも作業効率が2倍になるんじゃないか!というほど効果を実感できるはずです。

仮にですよ、体感でも作業効率が2倍になっていたとしたら、人より時間が2倍になっているのと一緒ですからね。

無料で試せて命より大事な時間をゲットできる。試さない手はないですよね!

 

 

中期~長期

次のポイントが中期的・長期的な期限(スケジュール)を決めることです。

中期的な期限の立て方
  1. 1か月後、半年後までの目標を立てる
  2. 具体的に何を成し遂げるのかを明確にする

例えば私の場合だと、このブログを半年後までに1日のPV数を1000PVにすることを目標としています。

そのための具体的な行動目標として1日1記事更新を欠かさす行うこと。ですので、1か月後の期限としてはブログ記事30記事公開ということになります。

私の中期的な期限(スケジュール)

①1か月後、半年後までの目標を立てる
⇒半年後までに1日のPV数を1000PV

②具体的に何を成し遂げるのかを明確にする
⇒1日1記事公開なので1か月30記事、半年で約150記事

 

このように1か月後、半年後までの目標を決めて毎月の期限を切りましょう。そして大事なポイントの一つが決めた期限は何が何でも守るということ。

 

ここがブレると、いくら期限を決めても行動しなくなるので注意してくださいね。

 

次に長期的な期限の決め方です。以下のように〇〇歳までに〇〇〇を達成するといった感じで数値まで具体的に落とし込めるとよいですね。

長期的な期限の立て方
  1. 45歳までに資産5000万円
  2. 45歳までにセミリタイア

 

期限を切ることで作業効率がアップする理由の一つが、余計な作業を行わないようになるから。

私たちは忙しいのでやらなければいけないこと(作業タスク)が膨大にあります。本業がある中で副業を実践している子供がいるサラリーマンならなおさら。

副業をする会社員が忙しい理由
  • 本業の仕事
  • 副業の作業
  • 家族サービス
  • 奥さんの機嫌取り

私たちの脳はやるべきことがあると、次から次へと思い出して集中力を途切れさせます。

逆にやるべきことが明確になり、期限が設定されると、その作業に集中するようなります。要するに余計なデータで作業を遮られることが減ります。

 

ひでき
期限(スケジュール)を決めてもどの期限を守ろうとする強い意志がなければ始まりません。

ただ、期限を決めずに走り出してもいつか目的や目標があいまいになり挫折してしまうものです。

だからこそ期限(スケジュール)を明確にする。長期的だけでなく中期的な目標も決めて自分を追い込むことが大事です。

そうそう、期限を切るってことは自分を追い込むことにもつながります。特に本業がある副業会社員は自分を甘えがち(自分がそうなので気持ちはわかるw)

会社(本業)の仕事も納期(期限)があるからそこまでに必死で納品しようと行動しますよね?それと一緒で自分自身を期限で追い込んでしまいましょう!

 

 

期限設定をすると作業効率アップする理由
  1. 集中力が保つ時間内で作業ができる
  2. 期限を切ることで追い込まれる
  3. タスクを整理することで選択肢が減る

 

 

作業の棚卸(タスク管理)

 

次の効率アップテクニックは作業(タスク)の棚卸を定期的に行うことです。

本業だと上司などがスケジュール管理を行ってくれる方もいると思いますが、自分のタスク管理は自分自身で行う癖をつけたほうが良いですね。また、作業(タスク)の棚卸を定期的に行うことも重要です。

作業の棚卸が重要な理由
  1. 進捗状況を把握できる
  2. 遅延(遅れ)の対策を早めに打てる
  3. 遅延(遅れ)の問題点を分析できる

 

1つ目のステップで期限(スケジュール)を決めて行動をしても、都度進捗状況の確認をしなければ問題発生時に気づくことができません。

問題に気づいたときには後戻りができずにジエンド!という最悪の結末を迎えてしまうかもしれないのです。

 

タスクの棚卸作業で行うチェックポイントは以下の通りです。

作業の棚卸で必要な作業
  • 予定外の作業は発生していないか
  • 遅延は発生していないか
  • 問題が発生していないか
  • 遅延・問題が発生した場合には解決策の検討とスケジュールの見直し

 

これを1週間に1回は必ず行いましょう。しっかりと問題点を把握した上でのリスケならモチベーションが下がることはありません。

逆に、作業の棚卸を行わずに致命的な状態になってから気づいた場合はやる気が出ずに挫折してしまう要因に。。

 

ひでき

私の経験上、1つだけ断言できることがあります。どんな仕事でもスケジュール通りにきっちり進んでいくことはほぼありません。

少なからず問題が発生し、炎上するものです。(本業でも副業でも)その炎上にいつ気づけるか、どんな対策を打てるかが仕事をうまくいかせるこつだと考えているんです。

この作業タスクの棚卸も作業効率をアップさせる方法としてすごく大切なことなので、ぜひ取り入れてくださいね!

 

 

タスクの棚卸をすると作業効率アップする理由
  1. モチベーションが維持できる
  2. 完了したタスクを消すことで達成感を得られる
  3. タスクを整理することで選択肢が減る

 

 

優先順位を決める

私もそうだったのですが、作業効率が上がらない人の特徴には『タスクの優先順位を決めていない』があります。

タスクとは『やるべきことを細分化したもの』です。

 

優先順位を決めずに作業を開始すると起こる問題点は以下の通り。

 

  1. 何から実践していいかわからない
  2. 作業を始めても、途中であれも気になる、これも気になる!と1つの作業に集中できない
  3. 結果としてすべての作業が中途半端になる

 

作業効率をアップさせるには、とにかく1つの作業に集中をすることが重要なのです。

 

副業で始めたブログを例に考えてみましょう。

ブログ作成のタスク一覧
  1. ネタを決める
  2. キーワードを決める
  3. 目次を決める
  4. 記事の流れを決める
  5. 記事を書く
  6. 画像・アイキャッチ画像を探す
  7. 読み返し・添削・誤字脱字チェック
  8. 記事の公開
  9. SNS拡散

※ワードプレスの設定などは完了している前提

 

上記はあくまでも私の例ですが、1つの記事を書くだけでもこれだけのタスク(やるべきこと=前準備も含め)が存在していて、それぞれに優先順位があります。(上記の項番①~⑨が優先順位)

おそらく、ブログを始めたばかりの初心者は上記を意識せずに記事を書き始めてしまうこともあるでしょう。でも、それだとよい記事は書けません。(※私の経験上です。)

 

何も考えずに初めても、品質の良い記事を作り上げることは可能ですが、時間が膨大にかかってしまいます。

 

上記はブログの記事作成を例に出しましたが、すべての作業でタスク(やるべきこと)の洗い出しと優先順位付けは必須の作業といえます。

本業で優先順位付けが必要なケース
  1. 9:00~:メールチェック
  2. 10:00~:資料作成1
  3. 11:00~:打ち合わせ
  4. 13:00~:資料作成2
  5. 14:00~:顧客プレゼン
  6. 15:00~:議事録作成
  7. 16:00~:打ち合わせ

このように時間を区切り作業の優先順位を決めて1日のタイムスケジュールを決める癖をつけましょう。ちなみに、この作業は前の日の帰る前に実施しておくことをおすすめします。

 

ひでき

副業の作業でも同様に優先順位付けが必要です。上記ではブログの記事作成だけに焦点を合わせましたが、それ以外にも、

  • インプット(勉強)の時間
  • SNS更新の時間

などが存在していますし、例えばブログ作業の中でもネタ決め、キーワード選定、ライバルチェックなどは週に1回日をつけて実施するというのも1つの手かもしれません。

 

 

優先順位決めをすると作業効率アップする理由
  • 1つの作業に集中できる

 

 

まとめ

今回の記事では『【スキルアップ】作業効率を上げるための3ステップを解説』をテーマに解説しました。

 

作業効率を上げる方法
  1. 期限(短期・中期・長期)を切る
  2. 作業の棚卸(タスク管理)
  3. 優先順位を決める

 

作業効率を劇的にアップさせる方法について解説しましたがいかがでしたか?

お気づきの方もいるかと思いますが、今回ご紹介した3ステップはすべて関連しています。

 

期限(スケジュール)を決め(短期・中期・長期)⇒作業(タスク)の棚卸を行い⇒優先順位を決めて作業を行う。

これが実践できれば、作業効率がアップするだけでなく目標に向けて行動し続けることが可能となります。

 

すぐに無料で実践できて、想像以上の効果を実感できるはずなので、ぜひお試しください!

 

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